Product Management Day: una conferenza Agile
Il ruolo di 20tab nel Product Management Day
Doveva chiamarsi Towards Quality Software la conferenza che sognava Raffaele, COO e Co-Founder di 20tab. Con l’appoggio di Gabriele e Mirko e il lavoro del team, è diventata molto di più, la più grande conferenza italiana interamente dedicata al prodotto digitale.
Nel 2021 la prima edizione, totalmente da remoto come imponevano le restrizioni, e nell’estate 2022 la versione ibrida, da seguire sia in streaming che fisicamente, a Roma. La più alta rappresentazione di quel concetto di apprendimento continuo, di Continuous Disclosure, che ricerchiamo e applichiamo ogni giorno in azienda.
Al lavoro per mesi, dietro le quinte di questo evento, il team di Marketing di 20tab che ha analizzato, studiato e costruito, pezzo dopo pezzo, questa conferenza, gestendo emergenze, cambi di programma e task che balzavano in priorità.
La costruzione del Product Management Day
Come si è sviluppata e come è cresciuta, allora, questa iniziativa?
Non siamo organizzatori di eventi, per questo abbiamo sempre guardato al Product Management Day come a qualcosa che potevamo sviluppare e far crescere come facciamo con gli altri prodotti a cui lavoriamo, con il nostro metodo.
La conferenza ha avuto alla base un team dedicato, crossfunzionale e auto-organizzato, che ha basato il suo lavoro su continui cicli di feedback e iterazioni, in un gioco sinergico e Agile.
Ecco quali sono stati i punti fermi del processo che ci ha portato a mettere su l’evento.
Analisi e strategia
Il Product Management Day è nato da un nostro desiderio e da un nostro bisogno, quello di iniziare a parlare di prodotto digitale in Italia, di creare un evento italiano sul tema.
Da qui siamo partiti per analizzare il contesto e comprendere se questa necessità fosse avvertita anche da altri, addetti ai lavori, community di settore, aziende: ci siamo messi in ascolto e abbiamo raccolto opinioni, idee, suggerimenti. Abbiamo studiato i grandi eventi internazionali e lo stato delle cose nel nostro Paese. Da qui una serie di brainstorming, diagrammi collaborativi su Miro, strumenti per la prioritizzazione, che ci hanno permesso di analizzare tutti i dati raccolti e metterli in ordine, per iniziare a tirare giù l’ossatura della conferenza.
E lo stesso procedimento, a partire dall’esperienza della prima edizione, si è ripetuto nella definizione del Product Management Day 2022.
Collaborazione e sinergia
Una volta definite le caratteristiche dell’evento, stabilite le priorità e gli step da portare avanti, il team è diventato un fattore centrale per la parte più operativa.
Una squadra composta sì da Digital Marketing Specialist, Content Strategist, Amministrazione e Logistica, Designer, Growth Marketer, Content Creator, ma soprattutto da professionisti con competenze orizzontali in grado di collaborare e spalleggiarsi nell’affrontare compiti complessi e strutturati.
- A supportare e dare ordine al lavoro del team pochi strumenti fondamentali. Un Drive condiviso, il nostro irrinunciabile Miro in cui appuntare idee e stabilire flussi di attività, ma soprattutto un tool come Trello in cui inserire ogni singolo task in un continuo processo di confronto e avanzamento.
- Un Refill Backlog settimanale di lunedì, per promuovere i compiti della settimana alla fascia To Do, i Daily per aggiornarsi e confrontarsi sui task bloccati e quelli In progress e una riunione fissa di allineamento e analisi di quanto fatto e quanto da fare.
- Ogni task, corredato di tutte le info per svolgerlo al meglio e individuato in seguito alle riunioni, preso in carico autonomamente da un membro del team e portato avanti fino allo stato di Done.
Un processo standardizzato ma flessibile, in grado di distribuire il carico di lavoro e puntare all’obiettivo in maniera snella e misurabile.
Adattamento al cambiamento
Ma, si sa, organizzare un evento significa dover far fronte a richieste continue, cambi di scenario, questioni esterne che interferiscono con i piani già fatti. E allora, nessun problema, rimaniamo Agili.
Uno dei mantra è quello dell’adattamento al cambiamento: proprio attraverso i momenti di dialogo del team, la continua analisi dei numeri e dei feedback, la previsione di una colonna - rossa e temibilissima! - come quella dei Priority in Trello, siamo riusciti a schivare i momenti di crisi, prenderli e reinserirli in un loop che li vedeva semplicemente come nuove questioni a cui trovare una nuova soluzione, ostacoli che inizialmente potevano sembrare insormontabili da smontare in piccoli task, da risolvere uno alla volta.
Sempre tenendo a mente che individui e interazioni contano più di processi e strumenti, e che il nostro obiettivo finale non era portare a termine i compiti, ma costruire una conferenza che rispondesse alle esigenze degli utenti.
Feedback e ascolto
E una volta portato a casa il risultato e chiuso il sipario?
Il lavoro continua: proprio in queste settimane stiamo raccogliendo feedback, valutazioni e suggerimenti da tutti gli utenti che hanno ruotato attorno all’evento. Abbiamo coinvolto in questo processo i partecipanti, gli speaker, sponsor e partner. Interroghiamo i dati, osserviamo i comportamenti, mettiamo sul tavolo le difficoltà e gli errori fatti come team.
Tutto questo entra innanzitutto in una serie di Report, da presentare e studiare in una Review, per poi passare a una mega Retrospective, in cui analizzare ogni singolo aspetto, confrontarsi e fissare delle linee guida che porteremo con noi al prossimo giro.
E poi, tutto questo materiale, rientra in un Opportunity Solution Tree: pronti per ricominciare il processo e per costruire la prossima edizione.
Futuro
Dopo il 25 giugno abbiamo iniziato a lavorare sull’edizione 2023: stiamo ancora digerendo tutte le lezioni apprese in questi mesi di duro lavoro e nella giornata di conferenza.
Da qui ripartiremo - e ci sono già interessanti novità sul piatto - per ridefinire i contorni del Product Management Day che continuerà a crescere, in un processo continuo caratterizzato da un grande lavoro di team, un fondamentale approccio Agile e un attento e continuo confronto con le persone.
L’appuntamento è per il prossimo anno: continua a seguirci su LinkedIn e sugli altri social della conferenza.
